עסק כרצף תהליכים
כל מי שלומד מנהל עסקים מגלה כי ניהול עסק קטן, בינוני או גדול הוא למעשה הגדרה של רצף תהליכים שונים שמתבצעים בחברה. תהליכים אלה יכולים להיות ניהול מלאי, ניהול עובדים מבחינת שעות ומשכורת, הפקת חשבוניות, פנייה ללקוחות מתעניינים והפקת הצעות מחיר או ניהול של פס ייצור קטן. כל אחד מהתהליכים הללו מתחלק לתתי־פעולות שאותן יש לתעד ביסודיות כדי לעבוד ביעילות.
למשל, עסק המשווק מוצרים ללקוחות צריך לתעד את הפניות לחברה לרכישת מוצרים, את הצעות המחיר שנשלחו, את ההזמנות שבוצעו בפועל ואת כל שרשרת האספקה עד הרגע שהלקוח קיבל את המוצר. במקביל יש לתעד את התשלומים מאותם לקוחות ואת השינוי במלאי לאחר ההזמנה.
תוכנות ERP מנהלות את כל התהליך
את כל התהליך הזה נהוג לבצע בתוכנה שמכונה "ERP". תוכנה זו מסוגלת להתממשק עם מערכות נוספות בעסק ולהעניק לו יכולות הוספת מידע, איתור מידע קיים ועדכון של מידע חדש בכל מחלקות החברה. ניתן לממשק את התוכנה הזו עם תוכנת ניהול לקוחות (CRM) ותוכנות לניהול מלאי והנהלת חשבונות הקיימת בעסק.
בעסקים גדולים מחלקת מערכות המידע דואגת להטמעה של תוכנות ERP, אך בעסקים קטנים יותר בדרך כלל אין אדם שאחראי על מחשוב העסק. לכן, עסקים רבים עושים את הטעות הנפוצה ומשתמשים ברישומים ידניים או מנהלים את כל פעילות העסק עם טבלאות אקסל בסיסיות.
כך, שעון הנוכחות של כל עובד מנוהל באקסל אחד, המלאי באקסל אחר, והצעות המחיר יוצאות ללקוח על גבי פנקס ידני כאשר איש המכירות נמצא בחברה. הנתונים הללו שאינם מנוהלים במקביל יכולים ליצור אינספור טעויות והמידע הנאסף לא מנוצל כראוי.
איך אפשר לשפר זאת?
הדרך הנכונה לנהל את העסק היא באמצעות זיהוי התהליכים המתרחשים בו ואיתור הסביבה הממוחשבת המתאימה ביותר לעסק לתיעודם. חשוב שכל המידע יאוגד לתוך תוכנה אחת שמסוגלת לבצע מספר פעולות במקביל. למשל, כאשר נמכר מוצר הוא צריך להתעדכן באופן אוטומטי גם בממשק הפיננסי של העסק וגם בממשק המנהל את המלאי. כך, ניתן לדעת מה מצב התזרים של העסק וכמה מוצרים יש להזמין או לייצר לאחר אספקת ההזמנה ללקוח.
תוכנות ERP מעניקות תמונת־על לבעל העסק, המסוגל לזהות צווארי בקבוק במהלך התפקוד היום־יומי של העסק. למשל, אם מגיעה הזמנה גדולה, ניתן לדעת מה הזמינות של עובדי העסק לספקה ואילו חומרי גלם יש להזמין מראש. ניתן גם לנהל את כל נושא התשלומים באופן אוטומטי ולוודא כי החשבונית יוצאת ללקוח בזמן וכל התשלומים התקבלו.
חשש מטכנולוגיה חדשה יכול להשאיר את העסק במאה שעברה
יש האומרים כיום כי הם חוששים להכניס מערכות חדשות לחברה כי אינם יודעים לתפעלן. אחרים, חוששים מהעלות של תוכנות אלה. בפועל, ללא תוכנה העסק מתנהל ללא יכולת בקרה ממשית על התפוקה, ולכן עשוי להפסיד כסף לאורך זמן. כיום, התוכנות המוצעות לעסקים קטנים הן ידידותיות להפליא, מופצות במחיר סביר ומסוגלות לשנות את תפקוד העסק כבר בחודש הראשון שבו הן מוטמעות.
לסיכום, אם אתם עדיין מתנהלים ללא תוכנות מתאימות לעסק זה הזמן לבחור את ה-ERP עברוכם ולהתייעל באופן משמעותי.
