למה אפיון נכון הוא קריטי להצלחת האוטומציה העסקית?

במאמר זה, נעמיק בשלבי האפיון של פרויקט אוטומציה לעסקים ונלמד כיצד לבצע את התהליך נכון, כך שהאוטומציה תשרת את העסק ולא להפך.

שלב 1: הבנת העסק והתהליכים המרכזיים בו

לפני שקופצים ישר לכתיבת קוד או חיבור מערכות, חובה להבין את מכלול האופרציות של העסק.

זהו השלב שבו מנתחים את כל התהליכים העסקיים ורואים מה עובד, מה לא עובד, ואיפה אפשר לשפר בעזרת אוטומציה חכמה.

שאלות שחובה לשאול:

מהם התהליכים העיקריים בעסק (שיווק, מכירות, תפעול, שירות לקוחות)?
אילו פעולות ידניות חוזרות על עצמן שוב ושוב?
האם יש בקבוקי צוואר שמעכבים את הלקוחות או גורמים לאובדן לידים?
איזה מידע חיוני לנו, אבל לא מנוהל נכון כיום?

דוגמה: נניח שיש לכם עסק למכירת קורסים דיגיטליים, ואתם מגלים שהמון לידים משאירים פרטים – אבל רק חלק קטן מהם רוכש. במקרה כזה, ניתוח העסק יראה שיש פער בתקשורת עם הלקוח, וצריך אוטומציה שתטפל במעקב אחריהם. FOLLOW.

שלב 2: איתור הפערים בין המצוי לרצוי

לא כל תהליך בעסק זקוק לאוטומציה, ולכן צריך לאתר את הנקודות החלשות שבהן האוטומציה תעשה את ההבדל.

מה חשוב לבדוק?

האם יש תהליכים שאפשר להאיץ ולחסוך בהם זמן עבודה?
האם יש שלבים שבהם לקוחות נופלים ולא ממשיכים קדימה?
מהם הדאטה והמדדים שחסרים לקבלת החלטות? דוגמה: אם אנשי המכירות בעסק מתמודדים עם עודף לידים, אבל לא מספיקים לחזור אל כולם, אז יש כאן בקבוק צוואר בתהליך המכירה.הפתרון יכול להיות אוטומציה ששולחת מייל או וואטסאפ אוטומטי עם תזכורת לתיאום שיחה.

שלב 3: זיהוי הטכנולוגיות המתאימות

לאחר שהבנו את הצרכים והפערים,הכי חשוב לבחור את הכלים הנכונים לביצוע האוטומציה.

מערכות נפוצות לאוטומציה עסקית:

CRM (ניהול לקוחות): HubSpot, Pipedrive, Salesforce, Origami Fireburry
אוטומציה ושילוב מערכות: Make (Integromat), Zapier,
תהליכי שיווק אוטומטיים: ActiveCampaign, Klaviyo, MailChimp ועוד מאות אפליקציות נוספות
כלי שירות לקוחות: WhatsApp Business API, Twilio, Intercom

איך לבחור נכון?
בחרו מערכת שמתחברת למערכות הקיימות בעסק ושמאפשרת התאמה אישית לפי הצרכים שלכם.כמובן כלל המפתח לראות לאיזה מערכות יש חיבור API מתאימים שידברו עם אפליקציות אחרות בעסק.

שלב 4: תכנון האוטומציה והמשפכים השיווקיים

עכשיו הגענו לשלב של בניית האוטומציה בפועל.

כאן חשוב להגדיר בדיוק מה קורה בכל שלב.

מפת תהליך לדוגמה:

לקוח משאיר פרטים באתר.

נשלחת לו הודעה אוטומטית עם הצעה רלוונטית.

הפרטים נשמרים ב-CRM.

נציג מקבל תזכורת לחזור אליו.

אם הלקוח לא ענה – נשלחת הודעה נוספת לאחר 48 שעות.

כל שלב בתהליך חייב להיות מוגדר בצורה ברורה!
אם יש תקלות, צריך לדעת בדיוק באיזה שלב הלקוח נתקע.

שלב 5: בדיקות, שיפורים ועדכונים

אפילו אם האפיון מושלם, תמיד יש מקום לשפר ולדייק את האוטומציה. אוטומציה היא רק הבסיס להמשך עבודה של תהליכים אוטומטים קבוע בעסק.

בדיקות חובה:
האם כל שלב באוטומציה מתבצע כמו שצריך?
האם יש שלבים מיותרים שאפשר לקצר?
האם הלקוחות מבינים את ההודעות שהם מקבלים? דוגמה: אם נשלחת הודעה אוטומטית ללקוחות אחרי שהם נרשמים, אבל הם לא מגיבים – ייתכן שהנוסח צריך להיות יותר מניע לפעולה.

סיכום: מה הופך אפיון לפרויקט מוצלח?

ניתוח עמוק של העסק – להבין מה עובד ומה לא
איתור בעיות ופערים – זיהוי נקודות שבהן האוטומציה תחסוך זמן ותשפר תהליכים
בחירת המערכת המתאימה – חיבור נכון של הכלים הדיגיטליים
תכנון תהליכים מסודר – מיפוי כל שלב במשפך העסקי
ביצוע בדיקות ושיפורים שוטפים – אוטומציה היא לא "שגר ושכח". האוטומציה היא תהליך אינסופי בתוך הארגון כאשר מצד אחד כל הזמן עולים צרכים חדשים ובקשות ממחלקת המוצר או השירות ומצד שני האוטומציה מורידה את העלויות והצורך במשאבים יקרים. בקיצור WIN-WIN.

אם אתם רוצים עזרה באפיון ובניית מערכת אוטומציה לעסקים שבאמת תעבוד, זה הזמן להתחיל!